十种让工作变得简单高效的技巧

1、问清楚工作的目标与要求，可避免重复作业与减少错误的机会你的一天只有1440分钟，你能完成多少的工作？在信息庞杂、速度加快的职场环境，我们必须在愈来愈少的时间内，完成愈来愈多的事情。在如今愈趋复杂与紧凑的工作步调中，“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自于清楚的目标与方向，你知道自己该做哪些事、不该做哪些事。目标清楚不是要对方跟你解释公司的目标或是策略，而是这个目标对你的意义是什么，公司的目标与你个人目标之间的关联是什么。你要知道的不是工作细节的问题，而是要确定大致的方向与优先级。可以寻求主管的建议，在过程中有可能犯下哪些错误或是疏失，应该要如何避免；根据过去的经验，曾经发生过哪些意料之外的情形，必须预做准备。这样可以大幅减少不必要的错误尝试，当然更能增加成功的机会。你应该先了解公司有哪些既有的资源可以应用，可以寻求哪些支持，这样才能更有效规划自己的时间以及工作进度。2、懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度只有你最清楚自己的工作情况，你必须对自己负责，管理自己的时间与工作，不应让别人的额外要求，让自己陷入忙乱的局面。3、主动提醒老板排定优先级，可大幅减轻工作负担如果你没有适当的反应工作的真实情况，老板早就不记得之前已经交待你太多的工作。你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动的帮助老板订出工作的优先级。4、报告时要有自己的观点，只需少量的信息即可让老板感到满意多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，“万一老板问起来，答不出来，该怎么办？”其实，这种担忧是多余的，内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助老板快速的做决策。5、演示文稿时增加互动的机会，可缩短演示文稿的内容与报告的时间在制作演示文稿时，我们时常忘了听众的存在。真正成功的演示文稿在于清楚而正确的传达讯息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的演示文稿内容而改变思维、决策、或是行动。因此，重点不在于演示文稿，而是沟通的品质在做任何的演示文稿之前，你必须思考以下三点原则： ——你希望听众听完演示文稿之后记得哪些重点？ ——听众会有什么样的感受？ ——你希望他们听完演示文稿之后有什么样的决定？6、有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的讯息上第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50％的邮件。 第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容，除非信件内容是有关近期内(例如2星期内)你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25％的信件。前两个步骤所花费的时间不应超过10分钟。现在你的信箱应该只剩下25％的信件，但是并不表示你必须全部保留剩下来25％的信件。你必须判断这封信件： ——是否与你现在的工作内容有关 ——是否有提到你必须完成哪些事 ——是否有说明应达成什么样的目标 ——是否有列出可使用的资源 如果不符合以上的条件，就直接删除或是回复给寄件人，请求对方尽快回复以上的问题。7、邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会每一封电子邮件的内容大约在8到12句的范围内。 ——超过20个字就应换行。 ——如果超过3行必须空行8.当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变主管对于你的意见通常会有以下5种可能的回答： ——完全同意：“我完全同意你的看法，也会全力的支持你。” ——同意：“我并不是完全同意，但是我相信你的判断。” ——不置可否：“我不同意你的看法，原因是……不过很谢谢你的意见。” ——不同意：“就照我的方法做。” ——完全不同意：“我绝不允许有这样的想法，更不允许其它人有这样的想法。” 如果你发现，在沟通的过程中，主管的回答多半是前三种情况，就表示这个主管是可以沟通的，愿意接受别人的想法。如果多半属于最后两种的情况，就代表他是不容易沟通的人。9、只要取得信任，不需要反复的沟通，同样可争取到你要的资源老板对你的信任来自于你解决问题的能力。当你在争取预算时，必须先想清楚老板可能担心的问题，作为你的说服理由，这是最有效的。10、专注工作本身，而不是绩效评量的名目，才能真正有好的表现公司真正的目标是扩大控制、减少成本，绩效评量的制度让公司有合法的借口可以开除不适任的员工。要有好的绩效，你的出发点是工作本身，而非绩效评量。你只要想到以下的问题：该怎么把这件事情做好？你必须加强自己哪方面的能力？当你顺利完成目标、有了具体的成果，自然会有好的评量结果。

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